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Gestão Documental

A solução Slim Gestão Documental é uma solução que permite a desmaterialização, um campo que tem vindo a ganhar terreno no mundo empresarial. Por isso, torna-se essencial nas empresas de forma a organizar digitalmente toda a sua informação habitualmente manuseada em papel. A administração correcta de documentos permite obter melhores resultados na medida em que rentabiliza o espaço físico, reduz a informação em suporte papel e aumenta a eficiência e eficácia da pesquisa e consulta. Permite a pesquisa, consulta e tratamento mais simples e rápido de documentos no ERP Primavera. Assim como permite às empresas operar numa lógica paper-free (eliminação de papel) o que, além de uma diminuição de custos operativos com equipamentos, consumíveis e energia para impressão, agiliza o processo de distribuição, pesquisa e consulta de informação através do Portal de Arquivo Documental.

A KeyForTech ajuda-o a implementar as melhores práticas do mercado no controlo financeiro do seu negócio, possibilitando que tire o máximo proveito deste conjunto de soluções Slim.

Gestão Documental

Benefícios e finalidades

  • Desmaterializar através da digitalização dos documentos em formato papel para formato eletrónico;
  • Aumentar a rapidez e eficiência, pois esta solução permite o acesso atempado aos documentos;
  • Pesquisar e consultar documentos através de palavra-chave ou atributos, pré-visualização do conteúdo dos documentos em qualquer parte e a qualquer momento;
  • A cada momento vai poder aceder à imagem do documento original que lançou na contabilidade;
  • Reduzir custos através do aumento da produtividade na gestão de processos, informação sempre acessível a vários utilizadores simultaneamente, redução do custo em papel e dos custos em espaço físico;
  • Partilhar, cliente e contabilista passam a ter uma ferramenta comum para partilha e arquivo de documentação, relatórios de gestão, dossier fiscal e outro.

O processo em apenas 3 passos

1.
Digitalização de documentos pelo cliente e colocação no portal
2.
O documento fica disponível para lançamento no Primavera
3.
Consulta e visualização online de documentos como já tratados

Vantagens

  • Aumento da produtividade;
  • Facilidade de pesquisa e consulta;
  • Informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente;
  • Redução de custo em papel;
  • Pode ser utilizado com qualquer tipo de scanner ou equipamento de digitalização, incluindo smartphones;
  • Garante os mecanismos de segurança e confidencialidade definidos pela empresa;
  • Ideal para empresas com escritórios dispersos geograficamente;
  • Está preparado para trabalhar com vários monitores;
  • Permite realizar registos e lançamentos sem recurso ao documento original;
  • Permite a consulta de documentos a partir de qualquer lugar ou dispositivo. O utilizador necessita apenas de ter um dispositivo com ligação à internet e introduzir as credenciais de acesso;
  • Incorpora um potente motor de pesquisa que através de uma palavra-chave, permite encontrar informações no seu conteúdo;

Características

  • Associação e visualização de documentos digitalizados;
  • Geração de documentos Primavera para PDF;
  • Consulta em formato electrónico, PDF e XML;
  • Redução da informação em suporte papel;
  • Aumento da eficiência e eficácia da pesquisa e consulta.

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